Công chứng, chứng thực giấy tờ có cần chính chủ không? Đây là thắc mắc rất phổ biến khi một người muốn nhờ vợ, chồng, con cái, người thân hoặc nhân viên mang giấy tờ đến văn phòng công chứng hay UBND để thực hiện thủ tục. Trên thực tế, câu trả lời không hoàn toàn là “có” hoặc “không”, bởi còn phụ thuộc vào việc bạn đang cần chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký hay công chứng hợp đồng, giao dịch. Có những thủ tục người khác hoàn toàn có thể mang giấy tờ đi thực hiện thay nhưng cũng có những trường hợp người có chữ ký hoặc người tham gia giao dịch bắt buộc phải trực tiếp xuất hiện. Nếu chưa xác định hồ sơ của mình thuộc trường hợp nào, quý khách có thể liên hệ hotline 1900.0164 để được hướng dẫn thủ tục công chứng, chứng thực phù hợp.
1. Công chứng, chứng thực giấy tờ có cần chính chủ không?
Trước hết cần hiểu rằng cụm từ “công chứng giấy tờ” thường được sử dụng trong đời sống với nghĩa rất rộng. Ví dụ, nhiều người nói “đi công chứng căn cước”, “công chứng bằng đại học”, “công chứng giấy khai sinh”… nhưng về mặt pháp lý, những trường hợp này thường là chứng thực bản sao từ bản chính, chứ không phải công chứng theo nghĩa của Luật Công chứng.
Luật Công chứng số 46/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, xác định công chứng là dịch vụ công do công chứng viên thực hiện để chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch mà pháp luật quy định phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Trong khi đó, Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung phân biệt các hoạt động như chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Hiện nay, Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung, trong đó có Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2025.
Vì vậy, muốn biết công chứng có cần chính chủ không, cần xác định chính xác thủ tục đang thực hiện:
Chứng thực bản sao từ bản chính: thông thường không bắt buộc người có tên trên giấy tờ phải trực tiếp đi chứng thực. Người yêu cầu chỉ cần xuất trình bản chính và bản sao cần chứng thực theo quy định.
Chứng thực chữ ký: về nguyên tắc người có chữ ký phải trực tiếp thực hiện, bởi cơ quan chứng thực cần xác nhận chữ ký đó đúng là của người yêu cầu chứng thực.
Công chứng hợp đồng, giao dịch: người tham gia giao dịch hoặc người đại diện hợp pháp phải thực hiện thủ tục và ký theo quy định; không thể đơn giản nhờ một người khác đi ký thay nếu không có căn cứ đại diện phù hợp.
Như vậy, cách hiểu rằng “bất cứ giấy tờ nào đi công chứng cũng phải chính chủ” là không chính xác. Ngược lại, quan niệm rằng chỉ cần cầm giấy tờ gốc thì có thể thay chủ sở hữu thực hiện mọi thủ tục công chứng cũng không đúng.
Nếu quý khách đang có giấy tờ nhưng không biết mình có thể nhờ người khác đi công chứng, chứng thực thay hay không, có thể liên hệ 1900.0164 để được kiểm tra trường hợp cụ thể trước khi đi, tránh mất thời gian đến nơi rồi phải bổ sung người hoặc giấy ủy quyền.
2. Chứng thực bản sao giấy tờ có cần chính chủ không?
Đây là trường hợp thường gặp nhất và cũng là trường hợp nhiều người gọi quen là “đi photo công chứng” hoặc “công chứng giấy tờ”.
Ví dụ, một người cần chứng thực bản sao:
Căn cước, hộ chiếu, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, bằng tốt nghiệp, học bạ, bảng điểm, chứng chỉ, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy đăng ký xe, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc các giấy tờ khác.
Theo thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính hiện được công bố trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở chứng thực và bản sao cần chứng thực. Nếu chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có thể chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực trong trường hợp có phương tiện.
Đáng chú ý, thành phần hồ sơ của thủ tục này không đặt ra điều kiện người yêu cầu chứng thực bắt buộc phải là người có tên trên bản chính.
Điều đó có nghĩa là, về nguyên tắc, người thân hoặc một người khác đang có bản chính giấy tờ hợp pháp có thể mang giấy tờ đến yêu cầu chứng thực bản sao mà không nhất thiết chủ giấy tờ phải trực tiếp có mặt.
Ví dụ, cha mẹ có thể mang giấy khai sinh, học bạ hoặc bằng cấp của con để chứng thực; một người có thể nhờ vợ hoặc chồng mang bằng tốt nghiệp của mình đi sao y; nhân viên được giao hồ sơ của doanh nghiệp có thể thực hiện chứng thực những giấy tờ cần thiết phục vụ công việc.
Điều quan trọng đối với thủ tục này không phải là xác định “người đứng tên giấy tờ có đang có mặt hay không”, mà là cơ quan chứng thực phải có bản chính hợp lệ để đối chiếu với bản sao.
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ và hợp pháp của bản chính sử dụng làm cơ sở chứng thực. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về việc bản sao có chính xác so với bản chính hay không.
Tuy nhiên, không phải cứ có một giấy tờ được gọi là “bản gốc” thì đều có thể sao y.
Pháp luật quy định một số bản chính không được sử dụng làm cơ sở chứng thực bản sao, chẳng hạn bản chính bị tẩy xóa hoặc sửa chữa không hợp lệ; bị hư hỏng đến mức không xác định được nội dung; tài liệu có dấu mật hoặc ghi rõ không được sao chụp; giấy tờ có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội hoặc những trường hợp khác theo quy định.
Do đó, với câu hỏi “nhờ người khác mang căn cước, bằng cấp, giấy khai sinh của mình đi chứng thực được không?”, câu trả lời về nguyên tắc là được, nếu chỉ thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính và giấy tờ đáp ứng điều kiện chứng thực.
Đây cũng chính là điểm khác biệt lớn nhất so với chứng thực chữ ký.
Trong trường hợp có nhiều loại giấy tờ cần sao y hoặc chưa chắc tài liệu của mình có đủ điều kiện chứng thực, quý khách có thể trao đổi trước qua hotline 1900.0164 để được hướng dẫn cách chuẩn bị bản chính, số lượng bản sao và nơi thực hiện phù hợp.
3. Những trường hợp công chứng, chứng thực phải chính chủ trực tiếp thực hiện
Nếu chứng thực bản sao chủ yếu là đối chiếu bản sao với bản chính thì chứng thực chữ ký hoặc công chứng giao dịch lại liên quan trực tiếp đến danh tính, ý chí và hành vi ký của một cá nhân. Chính vì vậy, yêu cầu về việc người đó có mặt sẽ chặt chẽ hơn.
Trường hợp chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực rằng chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Theo thủ tục hiện hành được công bố trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, người yêu cầu chứng thực phải xuất trình giấy tờ xác định danh tính và giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực chữ ký.
Bản chất của thủ tục này đòi hỏi người có chữ ký phải trực tiếp thể hiện ý chí và thực hiện việc ký theo yêu cầu của người có thẩm quyền chứng thực.
Do đó, nếu ông A cần chứng thực chữ ký của ông A trên một giấy cam kết thì ông B không thể mang giấy đó đến và đề nghị chứng thực chữ ký thay cho ông A.
Tương tự, vợ không thể đi chứng thực chữ ký thay chồng; con không thể ký và yêu cầu chứng thực chữ ký thay cha mẹ chỉ vì có quan hệ gia đình.
Trong một số trường hợp đặc biệt như người già yếu, không thể đi lại, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác, thủ tục chứng thực chữ ký có thể được thực hiện ngoài trụ sở. Tuy nhiên, điều này chỉ thay đổi địa điểm thực hiện thủ tục chứ không có nghĩa một người khác được phép xuất hiện để ký thay.
Trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch
Đối với công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, ủy quyền, thỏa thuận tài sản hoặc những giao dịch khác, câu hỏi “có cần chính chủ không?” cần được hiểu chính xác hơn.
Điều 50 Luật Công chứng 2024 quy định người yêu cầu công chứng, người làm chứng và người phiên dịch phải ký vào từng trang của giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên, trừ một số trường hợp luật quy định. Việc ký trước sự chứng kiến của công chứng viên còn phải được chụp ảnh và lưu trong hồ sơ công chứng.
Điều này có nghĩa là nếu chính chủ trực tiếp tham gia hợp đồng thì về nguyên tắc người đó phải trực tiếp thực hiện việc ký theo thủ tục công chứng.
Tuy nhiên, đây không có nghĩa tất cả giao dịch đều tuyệt đối không thể thực hiện thông qua người đại diện.
Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015 cho phép cá nhân, pháp nhân ủy quyền cho cá nhân hoặc pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Giao dịch do người đại diện xác lập đúng phạm vi đại diện sẽ làm phát sinh quyền và nghĩa vụ đối với người được đại diện.
Ví dụ, chủ sở hữu nhà đất đang ở nước ngoài có thể trong trường hợp pháp luật cho phép lập văn bản ủy quyền hợp lệ cho người khác đại diện mình ký kết và thực hiện các công việc trong phạm vi được ủy quyền. Khi đó, người trực tiếp tham gia giao dịch tại văn phòng công chứng là người đại diện hợp pháp, chứ không phải một người tự ý “đi thay chính chủ”.
Đây là hai trường hợp hoàn toàn khác nhau.
Một người có giấy ủy quyền hoặc căn cứ đại diện hợp pháp có thể được quyền thực hiện công việc trong phạm vi đại diện. Nhưng việc chỉ cầm căn cước, sổ đỏ hoặc giấy tờ của chủ sở hữu không tự động tạo ra quyền đại diện.
Đặc biệt, một số hành vi pháp lý mang tính nhân thân hoặc pháp luật yêu cầu cá nhân phải trực tiếp thể hiện ý chí thì không thể tùy ý ủy quyền cho người khác. Vì vậy, trước khi lập giấy ủy quyền để thực hiện một thủ tục công chứng, cần kiểm tra chính xác giao dịch đó có được thực hiện thông qua đại diện hay không và phạm vi ủy quyền đã đủ hay chưa.
Nếu chủ tài sản ở xa, đang ở nước ngoài, sức khỏe yếu hoặc không thể trực tiếp đến văn phòng công chứng, quý khách nên kiểm tra phương án pháp lý trước. Hotline 1900.0164 có thể hỗ trợ tư vấn hướng xử lý, giấy tờ cần chuẩn bị và việc có thể thực hiện thông qua người đại diện hay không.
4. Một số câu hỏi thường gặp khi nhờ người khác đi công chứng, chứng thực
Có thể nhờ người thân mang căn cước đi sao y không?
Có thể. Nếu nhu cầu chỉ là chứng thực bản sao từ bản chính, pháp luật không quy định người có tên trên căn cước phải trực tiếp xuất hiện. Người thực hiện thủ tục cần có bản chính để cơ quan chứng thực đối chiếu với bản sao.
Có thể nhờ người khác mang bằng đại học đi chứng thực không?
Về nguyên tắc là được. Tương tự căn cước, đối với việc sao y bằng tốt nghiệp, học bạ, bảng điểm hoặc chứng chỉ, trọng tâm của thủ tục là kiểm tra bản chính và đối chiếu bản sao.
Có cần giấy ủy quyền khi nhờ người khác đi sao y giấy tờ không?
Đối với thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính thông thường, thành phần hồ sơ hiện hành không quy định bắt buộc phải có giấy ủy quyền của người đứng tên giấy tờ chỉ vì người khác mang bản chính đến yêu cầu chứng thực.
Tuy nhiên, cần phân biệt việc “đi chứng thực bản sao” với việc sử dụng bản sao đó để thực hiện một thủ tục hành chính hoặc giao dịch thay người khác. Thủ tục tiếp theo có thể có những quy định riêng về đại diện hoặc ủy quyền.
Có thể nhờ người khác chứng thực chữ ký của mình không?
Không thể theo cách người khác đi ký thay. Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chính chữ ký của người yêu cầu, do đó người có chữ ký phải thực hiện thủ tục theo quy định.
Bán nhà đất nhưng chủ sở hữu không đến văn phòng công chứng được không?
Không thể để một người bất kỳ đến ký thay. Tuy nhiên, trong trường hợp được phép đại diện và có văn bản ủy quyền hợp lệ, người đại diện có thể thực hiện giao dịch trong phạm vi được ủy quyền theo quy định của pháp luật dân sự.
Chứng thực giấy tờ ở đâu?
Đối với chứng thực bản sao từ bản chính, Cổng Dịch vụ công Quốc gia hiện ghi nhận thẩm quyền thực hiện tại UBND cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan đại diện có thẩm quyền tùy trường hợp.
Thời hạn đối với thủ tục chứng thực bản sao thông thường là ngay trong ngày tiếp nhận hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận sau 15 giờ; nếu hồ sơ có nhiều loại giấy tờ, nhiều trang hoặc số lượng bản sao lớn thì thời gian có thể được kéo dài theo quy định.
Đối với khách hàng cần hỗ trợ thủ tục công chứng, chứng thực, phạm vi tư vấn có thể tiếp nhận nhu cầu tại 34 tỉnh, thành trên toàn quốc, gồm: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, Huế, Quảng Ninh, Cao Bằng, Lạng Sơn, Lai Châu, Điện Biên, Sơn La, Lào Cai, Tuyên Quang, Thái Nguyên, Phú Thọ, Bắc Ninh, Hưng Yên, Ninh Bình, Thanh Hóa, Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Trị, Quảng Ngãi, Gia Lai, Đắk Lắk, Khánh Hòa, Lâm Đồng, Đồng Nai, Tây Ninh, Vĩnh Long, Đồng Tháp, An Giang và Cà Mau. Đây là hệ thống 34 đơn vị hành chính cấp tỉnh hiện hành sau đợt sắp xếp năm 2025.
Mỗi loại giấy tờ lại có thể phát sinh một yêu cầu khác nhau. Vì vậy, nếu đang phân vân có cần chính chủ đi công chứng không, có được nhờ người khác thực hiện, có cần giấy ủy quyền hay cần mang theo những giấy tờ gì, quý khách có thể liên hệ hotline 1900.0164 để được tư vấn trước khi thực hiện thủ tục.
Kết luận
Công chứng, chứng thực giấy tờ có cần chính chủ không phụ thuộc vào loại thủ tục cụ thể. Nếu chỉ chứng thực bản sao từ bản chính, pháp luật về chứng thực không bắt buộc người có tên trên giấy tờ phải trực tiếp đến thực hiện; người khác có thể mang bản chính hợp lệ để yêu cầu chứng thực. Ngược lại, nếu chứng thực chữ ký thì người có chữ ký về nguyên tắc phải trực tiếp thực hiện. Đối với công chứng hợp đồng, giao dịch, người tham gia giao dịch phải ký theo thủ tục công chứng nhưng trong những trường hợp pháp luật cho phép, giao dịch vẫn có thể được thực hiện thông qua người đại diện hợp pháp. Việc phân biệt đúng các trường hợp này sẽ giúp người dân tránh phải đi lại nhiều lần và lựa chọn đúng phương án công chứng, chứng thực. Nếu hồ sơ có yếu tố ủy quyền, tài sản, người ở xa hoặc có tình huống đặc biệt, quý khách có thể liên hệ 1900.0164 để được hướng dẫn cụ thể.
Để lại một phản hồi