Những lưu ý khi công chứng tại trại giam là vấn đề cần đặc biệt quan tâm khi người đang chấp hành án phạt tù có nhu cầu lập hợp đồng ủy quyền, chuyển nhượng tài sản, tặng cho, khai nhận hoặc phân chia di sản, lập di chúc hay thực hiện một giao dịch dân sự khác. Khác với công chứng thông thường tại văn phòng công chứng, trường hợp này công chứng viên phải thực hiện công chứng ngoài trụ sở và việc tiếp xúc với phạm nhân phải tuân thủ đồng thời pháp luật về công chứng và quy định quản lý cơ sở giam giữ. Do đó, gia đình nên chuẩn bị hồ sơ và liên hệ với trại giam cũng như tổ chức hành nghề công chứng từ sớm. Nếu chưa xác định được thủ tục phù hợp hoặc cần hỗ trợ công chứng tại trại giam, quý khách có thể liên hệ hotline 1900.0164 để được tư vấn cụ thể.
- 1. Người đang chấp hành án phạt tù có được công chứng tại trại giam không?
- 2. Hồ sơ và quy trình công chứng tại trại giam cần chuẩn bị thế nào?
- 2.1. Không nên cho phạm nhân ký sẵn văn bản
- 2.2. Cần kiểm tra đúng tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền
- 3. Những lưu ý đặc biệt khi công chứng trong trại giam
- 4. Công chứng tại trại giam mất bao lâu và chi phí bao nhiêu?
- Kết luận
1. Người đang chấp hành án phạt tù có được công chứng tại trại giam không?
Có. Việc một người đang chấp hành án phạt tù không đồng nghĩa người đó mất toàn bộ quyền dân sự hoặc không được thực hiện các giao dịch liên quan đến tài sản của mình.
Luật Thi hành án hình sự số 127/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, quy định phạm nhân có quyền tự mình hoặc thông qua người đại diện để thực hiện giao dịch dân sự theo quy định của pháp luật. Phạm nhân cũng có quyền gặp, liên lạc với người thân thích, đại diện cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
Do đó, trong thời gian chấp hành án, một người về nguyên tắc vẫn có thể tham gia những giao dịch dân sự mà pháp luật không cấm, chẳng hạn lập văn bản ủy quyền, xử lý tài sản của mình, tham gia giao dịch liên quan đến bất động sản, thực hiện quyền thừa kế hoặc lập di chúc.
Điều 46 Luật Công chứng 2024 còn trực tiếp quy định trường hợp người đang bị tạm giữ, tạm giam hoặc đang thi hành án phạt tù thuộc nhóm được phép thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
Như vậy, thay vì phạm nhân phải đến phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng, công chứng viên có thể đến cơ sở giam giữ để thực hiện thủ tục.
Tuy nhiên, cần phân biệt hai vấn đề.
Quyền yêu cầu công chứng là quyền được pháp luật công nhận. Nhưng việc công chứng viên vào trại giam để gặp phạm nhân phải tuân thủ quy định về quản lý, an ninh và tổ chức thăm gặp tại cơ sở giam giữ.
Theo Điều 49 Luật Thi hành án hình sự 2025, khi đại diện cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khác đề nghị gặp phạm nhân thì Giám thị trại giam hoặc Giám thị trại tạm giam xem xét, quyết định.
Vì vậy, trong thực tế, gia đình không nên chỉ đặt lịch với công chứng viên rồi trực tiếp đến trại giam. Tổ chức hành nghề công chứng thường phải phối hợp trước với cơ sở giam giữ, cung cấp thông tin về người cần gặp, mục đích làm việc và nội dung công chứng để trại giam bố trí thời gian, địa điểm phù hợp.
Một số giao dịch thường phát sinh nhu cầu công chứng trong trại giam gồm:
- Hợp đồng hoặc văn bản ủy quyền cho vợ, chồng, cha mẹ, con hoặc người khác thay mặt thực hiện thủ tục về nhà đất, ngân hàng, doanh nghiệp;
- Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho hoặc thỏa thuận liên quan đến tài sản;
- Văn bản khai nhận hoặc phân chia di sản thừa kế;
- Văn bản từ chối nhận di sản;
- Di chúc;
- Thỏa thuận liên quan đến tài sản chung của vợ chồng;
- Các giao dịch dân sự khác mà người đang chấp hành án là chủ thể và pháp luật cho phép thực hiện.
Tuy nhiên, không phải cứ phạm nhân đồng ý ký là công chứng viên bắt buộc phải công chứng. Công chứng viên vẫn phải kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch, quyền định đoạt tài sản, tình trạng pháp lý của tài sản và sự tự nguyện của người ký giống như mọi giao dịch khác.
Nếu gia đình đang có người chấp hành án cần ủy quyền bán nhà đất, làm thủ tục sang tên, nhận di sản hoặc giải quyết tài sản nên kiểm tra hồ sơ trước khi liên hệ trại giam. Quý khách có thể trao đổi qua 1900.0164 để được hướng dẫn xác định đúng loại văn bản cần lập và tránh tổ chức buổi công chứng nhưng hồ sơ lại chưa đủ điều kiện.
2. Hồ sơ và quy trình công chứng tại trại giam cần chuẩn bị thế nào?
Về nguyên tắc, công chứng tại trại giam vẫn phải đáp ứng các điều kiện chung của Luật Công chứng.
Theo Điều 42 Luật Công chứng 2024, hồ sơ công chứng giao dịch có thể bao gồm dự thảo giao dịch, giấy tờ xác định nhân thân, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản và những giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch.
Ví dụ, nếu người đang chấp hành án muốn ủy quyền cho vợ bán một thửa đất thì hồ sơ cần được kiểm tra không chỉ về nhân thân của người ủy quyền mà còn có thể liên quan đến:
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy tờ hôn nhân, nguồn gốc tài sản, thông tin của người được ủy quyền và nội dung phạm vi ủy quyền.
Đối với giao dịch mua bán hoặc tặng cho bất động sản, hồ sơ sẽ còn phức tạp hơn.
Một quy trình thực tế thường được tiến hành theo hướng: trước tiên người thân liên hệ tổ chức hành nghề công chứng và cung cấp hồ sơ; công chứng viên kiểm tra điều kiện pháp lý và dự thảo văn bản; sau đó tổ chức hành nghề công chứng phối hợp với cơ sở giam giữ để đề nghị được làm việc trực tiếp với phạm nhân. Khi được bố trí, công chứng viên đến trại giam, giải thích giao dịch và chứng kiến việc ký hoặc điểm chỉ.
Điều này giúp tránh trường hợp mất nhiều thời gian xin lịch tại trại giam nhưng đến khi công chứng viên kiểm tra mới phát hiện tài sản đang bị kê biên, giấy tờ thiếu, người ký không có quyền định đoạt hoặc nội dung văn bản chưa phù hợp.
Không nên cho phạm nhân ký sẵn văn bản
Đây là lưu ý đặc biệt quan trọng.
Khoản 1 Điều 50 Luật Công chứng 2024 quy định người yêu cầu công chứng phải ký vào từng trang của giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên, trừ những trường hợp đặc biệt được luật quy định.
Do đó, gia đình không nên soạn hợp đồng hoặc giấy ủy quyền rồi đưa vào trại giam để phạm nhân ký trước, sau đó mới mang ra văn phòng công chứng yêu cầu chứng nhận.
Việc ký trước theo cách này có thể làm thủ tục không đáp ứng yêu cầu về công chứng.
Công chứng viên còn phải trực tiếp trao đổi với người yêu cầu để xác định họ đã hiểu: nội dung giao dịch, quyền và nghĩa vụ của mình, hậu quả pháp lý và có thực sự tự nguyện ký hay không.
Nếu có dấu hiệu người tham gia giao dịch bị đe dọa, cưỡng ép, có vấn đề về năng lực hành vi dân sự hoặc hồ sơ có nội dung chưa rõ thì công chứng viên có quyền yêu cầu làm rõ, xác minh hoặc từ chối công chứng nếu không thể xác định được.
Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường trại giam, bởi việc một người đang chấp hành án ký giao dịch về tài sản có thể bị tranh chấp về sau nếu có ý kiến cho rằng người đó bị ép buộc hoặc không hiểu đầy đủ nội dung văn bản.
Cần kiểm tra đúng tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền
Nếu giao dịch liên quan đến bất động sản, không phải bất kỳ văn phòng công chứng nào cũng có thể thực hiện.
Theo Điều 44 Luật Công chứng đang áp dụng trong năm 2026, công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng về nguyên tắc chỉ được công chứng giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ một số trường hợp như di chúc, từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền liên quan đến thực hiện quyền đối với bất động sản và một số giao dịch khác được luật loại trừ.
Ví dụ, một phạm nhân đang chấp hành án tại trại giam ở tỉnh A nhưng cần trực tiếp ký hợp đồng chuyển nhượng một thửa đất thuộc tỉnh B. Khi lựa chọn tổ chức hành nghề công chứng phải đồng thời kiểm tra thẩm quyền công chứng theo nơi có bất động sản, chứ không chỉ lựa chọn văn phòng công chứng gần trại giam.
Ngược lại, nếu người trong trại giam chỉ lập văn bản ủy quyền cho người khác thực hiện quyền đối với bất động sản, trường hợp này thuộc ngoại lệ của Điều 44 và cách xác định tổ chức hành nghề công chứng có thể khác.
Đây là lý do trước khi làm thủ tục nên xác định rõ cần ký hợp đồng chuyển nhượng trực tiếp hay chỉ cần lập văn bản ủy quyền. Nếu chưa rõ phương án nào phù hợp, quý khách có thể liên hệ hotline 1900.0164 để được rà soát trước hồ sơ.
3. Những lưu ý đặc biệt khi công chứng trong trại giam
Một buổi công chứng trong trại giam không đơn giản chỉ là việc công chứng viên mang văn bản vào cho phạm nhân ký.
Có một số vấn đề pháp lý và kỹ thuật cần đặc biệt chú ý.
– Thứ nhất, phải phối hợp trước với cơ sở giam giữ.
Luật Thi hành án hình sự hiện hành quy định trường hợp đại diện cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khác đề nghị gặp phạm nhân thì Giám thị xem xét, quyết định.
Do đó, thời điểm thực hiện công chứng còn phụ thuộc vào kế hoạch và điều kiện quản lý của trại giam.
Gia đình nên dự trù thời gian, đặc biệt nếu giao dịch đang có thời hạn như đặt cọc mua bán đất, giải ngân ngân hàng, giải quyết di sản hoặc làm thủ tục doanh nghiệp.
– Thứ hai, công chứng viên phải xác định sự tự nguyện của phạm nhân.
Người đang chấp hành án vẫn là một chủ thể độc lập trong giao dịch dân sự. Việc họ đang bị hạn chế tự do thân thể không có nghĩa người thân có thể tự quyết định nội dung giao dịch thay họ.
Công chứng viên phải giải thích để người ký hiểu rõ nội dung và hậu quả pháp lý.
Ví dụ, nếu một người đang chấp hành án được đề nghị ký giấy ủy quyền cho người khác “toàn quyền định đoạt tài sản”, công chứng viên phải bảo đảm người đó hiểu rằng phạm vi này có thể bao gồm quyền bán, chuyển nhượng, nhận tiền hoặc thực hiện các thủ tục khác nếu văn bản có quy định.
– Thứ ba, cần kiểm tra tình trạng tài sản trước khi công chứng.
Việc người đang chấp hành án đứng tên một tài sản không đồng nghĩa tài sản đó chắc chắn được phép giao dịch.
Tài sản có thể đang: bị kê biên để thi hành án; bị áp dụng biện pháp ngăn chặn; có tranh chấp; thế chấp; thuộc tài sản chung của vợ chồng; hoặc liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ bồi thường, truy thu, tịch thu theo bản án.
Trong các trường hợp này, công chứng viên phải căn cứ hồ sơ và dữ liệu pháp lý để xác định giao dịch có đủ điều kiện hay không.
– Thứ tư, đặc biệt lưu ý quy định về chụp ảnh khi ký công chứng.
Theo Luật Công chứng 2024, việc người yêu cầu ký văn bản trước sự chứng kiến của công chứng viên về nguyên tắc phải được chụp ảnh và lưu trong hồ sơ công chứng. Nghị định 104/2025/NĐ-CP còn quy định ảnh phải nhận diện được người ký và công chứng viên, không được chỉnh sửa, cắt ghép.
Tuy nhiên, trại giam là khu vực được quản lý đặc biệt.
Thông tư 96/2026/TT-BCA đang có hiệu lực từ ngày 01/7/2026 quy định người đến làm việc, tiếp xúc với phạm nhân không được tự ý đưa vào hoặc sử dụng thiết bị thông tin liên lạc, thiết bị quay phim, chụp ảnh, ghi âm, ghi hình, trừ trường hợp phục vụ nhiệm vụ theo quy định và được cơ sở giam giữ cho phép.
Do đó, tổ chức hành nghề công chứng cần trao đổi trước với trại giam về việc chụp ảnh phục vụ hồ sơ công chứng, không được tự ý mang điện thoại, máy ảnh hoặc thiết bị ghi hình vào cơ sở giam giữ.
Đây là một chi tiết rất quan trọng trong thủ tục công chứng tại trại giam theo pháp luật mới.
– Thứ năm, công chứng viên và người đi cùng phải tuân thủ tuyệt đối nội quy trại giam.
Thông tư 96/2026/TT-BCA quy định người đến làm việc không được tự ý tiếp xúc phạm nhân, vào khu vực quản lý, giam giữ hoặc chuyển tiền, tài liệu, đơn thư, đồ vật cho phạm nhân ngoài quy trình cho phép.
Vì vậy, hồ sơ, văn bản công chứng và các thiết bị phục vụ việc công chứng cần được thực hiện theo hướng dẫn của cán bộ cơ sở giam giữ.
Không nên tự ý đưa hợp đồng, giấy tờ hoặc tài liệu vào cho phạm nhân thông qua đường thăm gặp thông thường rồi yêu cầu họ ký.
4. Công chứng tại trại giam mất bao lâu và chi phí bao nhiêu?
Luật Công chứng quy định thời hạn công chứng thông thường không quá 02 ngày làm việc kể từ thời điểm tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ hợp lệ; đối với giao dịch phức tạp có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc, chưa tính một số thời gian xác minh, giám định hoặc trường hợp có trở ngại khách quan.
Tuy nhiên, với công chứng tại trại giam, tổng thời gian thực tế có thể dài hơn bởi còn phụ thuộc vào: thời gian xem xét hồ sơ, việc liên hệ với trại giam, lịch làm việc của cơ sở giam giữ, quá trình kiểm tra tài sản và những xác minh khác nếu có.
Do đó, nếu cần công chứng để kịp thời hạn giao dịch, gia đình nên tiến hành càng sớm càng tốt.
Về chi phí, ngoài phí công chứng theo quy định, người yêu cầu còn phải trả chi phí liên quan đến việc yêu cầu công chứng ngoài trụ sở.
Điều 72 Luật Công chứng 2024 quy định trường hợp yêu cầu công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì người yêu cầu phải trả chi phí khác; mức chi phí này do người yêu cầu và tổ chức hành nghề công chứng thỏa thuận, đồng thời tổ chức công chứng phải niêm yết nguyên tắc tính và giải thích rõ chi phí.
Chi phí thực tế vì vậy có thể phụ thuộc vào khoảng cách từ văn phòng công chứng đến trại giam, thời gian công chứng viên phải di chuyển và chờ làm việc, số lượng văn bản cũng như mức độ phức tạp của giao dịch.
Không nên chỉ hỏi “công chứng trong trại giam bao nhiêu tiền?” mà chưa cung cấp địa điểm trại giam và loại giao dịch.
Ví dụ, chi phí làm một giấy ủy quyền tại trại giam gần tổ chức công chứng sẽ khác với trường hợp công chứng viên phải di chuyển đến một trại giam ở địa phương khác và xử lý một giao dịch bất động sản có nhiều tài liệu cần xác minh.
Trường hợp gia đình đang cần thực hiện công chứng ủy quyền, công chứng mua bán hoặc tặng cho tài sản, công chứng di sản hay văn bản khác cho người đang chấp hành án, quý khách có thể liên hệ 1900.0164 để được kiểm tra hồ sơ, tư vấn phương án thực hiện và nhận báo giá phù hợp trước khi liên hệ trại giam.
Kết luận
Những lưu ý khi công chứng tại trại giam quan trọng nhất là phải xác định đúng loại giao dịch, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và phối hợp trước giữa tổ chức hành nghề công chứng với cơ sở giam giữ. Pháp luật hiện hành cho phép người đang chấp hành án phạt tù tự mình hoặc thông qua người đại diện thực hiện giao dịch dân sự, đồng thời Luật Công chứng cũng cho phép thực hiện công chứng ngoài trụ sở đối với người đang thi hành án phạt tù. Tuy nhiên, phạm nhân phải trực tiếp thể hiện ý chí, ký hoặc điểm chỉ theo thủ tục trước công chứng viên; tài sản và nội dung giao dịch vẫn phải đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật. Đặc biệt, việc chụp ảnh phục vụ hồ sơ công chứng phải được phối hợp với trại giam vì cơ sở giam giữ có quy định nghiêm ngặt đối với thiết bị ghi âm, ghi hình và chụp ảnh. Chuẩn bị kỹ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế việc phải xin lịch làm việc nhiều lần và giảm đáng kể rủi ro văn bản không thể công chứng.
Để lại một phản hồi