Thủ tục cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất do bị mất là thủ tục hành chính giúp người sử dụng đất được cấp lại “sổ đỏ”, “sổ hồng” đã thất lạc, bị trộm hoặc bị mất do thiên tai, hỏa hoạn và những nguyên nhân khác. Theo quy định hiện hành, người dân chỉ cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ và nộp tại cơ quan tiếp nhận được công bố ở địa phương; việc xác minh, niêm yết thông báo mất và hủy Giấy chứng nhận cũ sẽ do cơ quan có thẩm quyền thực hiện.
- 1. Mất Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có được cấp lại không?
- 2. Hồ sơ cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bị mất
- 3. Trình tự, thủ tục cấp lại sổ đỏ bị mất
- 4. Nộp hồ sơ cấp lại Giấy chứng nhận ở đâu?
- 5. Thời gian cấp lại sổ đỏ bị mất mất bao lâu?
- 6. Chi phí cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- 7. Một số lưu ý khi làm thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận bị mất
- Kết luận
1. Mất Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có được cấp lại không?
Khi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (sổ đỏ / sổ hồng) đã được cấp nhưng bị mất, người đứng tên trên Giấy chứng nhận có quyền đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp lại Giấy chứng nhận do bị mất. Đây là thủ tục cấp lại giấy tờ đã được cấp trước đó, không phải thủ tục đăng ký đất đai và cấp Giấy chứng nhận lần đầu.
Cơ quan đăng ký đất đai sẽ kiểm tra thông tin của Giấy chứng nhận bị khai báo mất trong hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai. Trường hợp phát hiện quyền sử dụng đất đã được chuyển nhượng, tặng cho hoặc đang được đăng ký thế chấp thì cơ quan giải quyết sẽ thông báo và trả lại hồ sơ để làm rõ.
Do đó, trước khi làm thủ tục, người sử dụng đất cần xác định Giấy chứng nhận thực sự đã bị mất, không phải đang được ngân hàng, tổ chức tín dụng hoặc người khác giữ để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ. Trường hợp chưa xác định được tình trạng pháp lý của thửa đất hoặc chưa biết nên kê khai thông tin như thế nào, quý khách có thể liên hệ hotline 1900.0164 để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn phương án phù hợp.
Căn cứ pháp lý chủ yếu của thủ tục gồm:
– Luật Đất đai năm 2024 và các văn bản sửa đổi, bổ sung;
– Nghị định số 101/2024/NĐ-CP về điều tra cơ bản đất đai, đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất và hệ thống thông tin đất đai;
– Nghị định số 151/2025/NĐ-CP về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương hai cấp trong lĩnh vực đất đai;
– Quyết định số 2304/QĐ-BNNMT ngày 23/6/2025 công bố thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực đất đai.
2. Hồ sơ cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bị mất
Theo thủ tục hành chính được công bố, người đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận chuẩn bị 01 bộ hồ sơ, gồm những giấy tờ sau:
– Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18 ban hành kèm theo Nghị định số 151/2025/NĐ-CP;
– Mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất trong trường hợp người sử dụng đất có nhu cầu đo đạc lại để xác định kích thước các cạnh và diện tích thửa đất. Đây không phải giấy tờ bắt buộc đối với mọi hồ sơ.
Trong Mẫu số 18, tại phần nội dung biến động, người làm đơn có thể ghi: “Đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận do bị mất”. Nếu còn thông tin thì kê khai số vào sổ cấp Giấy chứng nhận và số phát hành, còn gọi là số seri của Giấy chứng nhận đã mất.
Trường hợp không còn bản sao và không nhớ số phát hành hoặc số vào sổ cấp Giấy chứng nhận, người sử dụng đất có thể không kê khai những thông tin này. Cơ quan giải quyết có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai để xác định thông tin của Giấy chứng nhận đã cấp.
Như vậy, bản photocopy sổ đỏ bị mất không phải là thành phần hồ sơ bắt buộc. Tuy nhiên, nếu còn ảnh chụp, bản sao, hợp đồng hoặc giấy tờ khác có thông tin về thửa đất thì người sử dụng đất nên chuẩn bị để việc kê khai và tra cứu được thuận lợi hơn.
Thành phần hồ sơ được công bố cũng không bắt buộc phải có giấy xác nhận mất Giấy chứng nhận của cơ quan công an. Việc niêm yết thông báo mất đối với cá nhân, cộng đồng dân cư sẽ được thực hiện trong quá trình giải quyết hồ sơ.
Riêng trường hợp chỉ bị mất Trang bổ sung của Giấy chứng nhận được cấp trước ngày 01/8/2024, hồ sơ gồm:
– Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18;
– Bản gốc Giấy chứng nhận đang còn;
– Mảnh trích đo bản đồ địa chính nếu người sử dụng đất có nhu cầu đo đạc lại thửa đất.
Sau khi kiểm tra thông tin, cơ quan đăng ký đất đai sẽ thực hiện việc cấp lại Giấy chứng nhận với đầy đủ thông tin đã được ghi nhận trên Giấy chứng nhận và Trang bổ sung trước đây.
Việc kê khai sai thông tin người sử dụng đất, số thửa, tờ bản đồ hoặc nguồn gốc Giấy chứng nhận có thể khiến hồ sơ phải bổ sung nhiều lần. Quý khách cần hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, soạn đơn hoặc thay mặt thực hiện thủ tục có thể gọi 1900.0164 để được tư vấn, nhận báo giá và đăng ký sử dụng dịch vụ.
3. Trình tự, thủ tục cấp lại sổ đỏ bị mất
Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất do bị mất được thực hiện theo các bước cơ bản sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị cấp lại
Người sử dụng đất nộp 01 bộ hồ sơ tại địa điểm tiếp nhận hồ sơ đất đai được công bố tại địa phương. Khi tiếp nhận, cơ quan có trách nhiệm kiểm tra thành phần hồ sơ và cấp giấy tiếp nhận, hẹn trả kết quả.
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan tiếp nhận phải trả hồ sơ kèm theo phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện để người dân có căn cứ thực hiện.
Bước 2: Kiểm tra thông tin Giấy chứng nhận đã cấp
Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai kiểm tra thông tin Giấy chứng nhận khai báo bị mất trong hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai.
Nếu phát hiện thửa đất đã được chuyển quyền hoặc đang được đăng ký thế chấp, cơ quan đăng ký đất đai sẽ thông báo và trả hồ sơ để người nộp làm rõ tình trạng của Giấy chứng nhận.
Bước 3: Thông báo công khai việc mất Giấy chứng nhận
Đối với cá nhân và cộng đồng dân cư, Văn phòng đăng ký đất đai chuyển thông tin đến UBND cấp xã nơi có đất để niêm yết công khai việc mất Giấy chứng nhận.
Thông báo được niêm yết tại:
– Trụ sở UBND cấp xã nơi có đất;
– Điểm dân cư nơi có thửa đất.
Thời gian niêm yết là 15 ngày. Trong thời gian này, UBND cấp xã tiếp nhận các ý kiến phản ánh, khiếu nại hoặc thông tin liên quan đến Giấy chứng nhận bị khai báo mất.
Trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày kết thúc niêm yết, UBND cấp xã lập biên bản kết thúc niêm yết và gửi cho Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
Đối với trường hợp Giấy chứng nhận bị mất thuộc quyền sử dụng của tổ chức, người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài, tổ chức nước ngoài hoặc cá nhân nước ngoài, thông tin mất Giấy chứng nhận được đăng 03 lần trên phương tiện thông tin đại chúng tại địa phương trong thời gian 15 ngày. Chi phí đăng tin do người đề nghị cấp lại chi trả.
Bước 4: Hủy Giấy chứng nhận đã mất
Sau khi hoàn thành việc niêm yết hoặc đăng tin và không phát sinh căn cứ ngăn cản việc cấp lại, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện:
– Hủy Giấy chứng nhận đã cấp nhưng bị mất;
– Cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai;
– Thực hiện việc cấp lại Giấy chứng nhận cho người sử dụng đất.
Nếu khu vực chưa có bản đồ địa chính hoặc bản đồ cũ bị hư hỏng, không thể số hóa, cơ quan đăng ký đất đai có thể thực hiện trích lục hoặc trích đo bản đồ địa chính để thể hiện sơ đồ thửa đất trên Giấy chứng nhận mới.
Bước 5: Thực hiện nghĩa vụ tài chính và nhận kết quả
Trường hợp phát sinh nghĩa vụ tài chính, cơ quan đăng ký đất đai chuyển thông tin sang cơ quan thuế để xác định và thông báo cho người sử dụng đất.
Sau khi hoàn thành các khoản phải nộp theo thông báo, người sử dụng đất nhận Giấy chứng nhận được cấp lại tại cơ quan trả kết quả hoặc thông qua dịch vụ bưu chính nếu đã đăng ký.
4. Nộp hồ sơ cấp lại Giấy chứng nhận ở đâu?
Người yêu cầu cấp lại Giấy chứng nhận có thể nộp hồ sơ tại một trong những địa điểm tiếp nhận được công bố trên địa bàn cấp tỉnh, gồm:
– Trung tâm Phục vụ hành chính công;
– Văn phòng đăng ký đất đai;
– Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai nơi có đất.
Hồ sơ có thể được nộp bằng một trong các hình thức sau:
– Nộp trực tiếp;
– Gửi qua dịch vụ bưu chính;
– Nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công;
– Nộp tại địa điểm theo thỏa thuận giữa người yêu cầu đăng ký và Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
Cơ quan có thẩm quyền quyết định và trực tiếp giải quyết hồ sơ là Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai. UBND cấp xã nơi có đất là cơ quan phối hợp thực hiện việc niêm yết và tiếp nhận phản ánh.
Do cách tổ chức Trung tâm Phục vụ hành chính công và cơ quan tiếp nhận có thể được từng địa phương quy định cụ thể, người dân nên kiểm tra trước địa điểm nộp hồ sơ. Để tiết kiệm thời gian đi lại, quý khách có thể liên hệ hotline 1900.0164 để được kiểm tra nơi tiếp nhận, hướng dẫn cách nộp và đăng ký dịch vụ hỗ trợ trọn gói.
5. Thời gian cấp lại sổ đỏ bị mất mất bao lâu?
Thời hạn giải quyết thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận do bị mất là không quá 10 ngày làm việc kể từ thời điểm cơ quan có thẩm quyền nhận được hồ sơ hợp lệ.
Đối với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn, thời hạn giải quyết không quá 20 ngày làm việc.
Tuy nhiên, thời hạn trên không bao gồm thời gian niêm yết thông báo mất Giấy chứng nhận tại UBND cấp xã hoặc thời gian đăng tin trên phương tiện thông tin đại chúng. Vì riêng thời gian niêm yết đã kéo dài 15 ngày nên tổng thời gian thực tế từ khi nộp hồ sơ đến khi nhận được Giấy chứng nhận thường dài hơn 10 ngày làm việc.
Thời gian giải quyết cũng có thể kéo dài trong một số trường hợp sau:
– Hồ sơ kê khai chưa chính xác hoặc phải bổ sung;
– Thông tin trên Giấy chứng nhận cũ chưa được cập nhật đầy đủ trong cơ sở dữ liệu đất đai;
– Có phản ánh, tranh chấp hoặc khiếu nại trong thời gian niêm yết;
– Phải đo đạc lại thửa đất;
– Người sử dụng đất chưa hoàn thành nghĩa vụ tài chính theo thông báo.
6. Chi phí cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Pháp luật không quy định một mức lệ phí cấp lại Giấy chứng nhận áp dụng thống nhất trên toàn quốc. Mức thu cụ thể được thực hiện theo quy định về phí, lệ phí và nghị quyết của Hội đồng nhân dân từng tỉnh, thành phố.
Các khoản chi phí có thể phát sinh gồm:
– Lệ phí cấp Giấy chứng nhận;
– Phí khai thác, sử dụng thông tin đất đai nếu địa phương có quy định;
– Chi phí trích đo địa chính khi phải đo đạc hoặc người sử dụng đất yêu cầu đo lại;
– Chi phí đăng tin trên phương tiện thông tin đại chúng đối với tổ chức và những đối tượng phải đăng tin;
– Phí dịch vụ bưu chính nếu đăng ký nhận kết quả qua đường bưu điện;
– Chi phí dịch vụ hỗ trợ hồ sơ nếu người sử dụng đất thuê đơn vị chuyên môn thực hiện.
Mức phí thực tế phụ thuộc vào địa phương, loại hồ sơ, tình trạng dữ liệu đất đai và việc có phải đo đạc lại hay không. Quý khách cần biết trước chi phí dự kiến có thể liên hệ 1900.0164 để được tư vấn, nhận báo giá và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp.
7. Một số lưu ý khi làm thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận bị mất
Để hạn chế hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian giải quyết, người sử dụng đất cần lưu ý:
– Kiểm tra kỹ xem Giấy chứng nhận có đang được ngân hàng, tổ chức tín dụng, văn phòng công chứng hoặc người khác giữ hay không;
– Nếu còn bản photocopy, ảnh chụp hoặc giấy tờ có số phát hành, số vào sổ cấp Giấy chứng nhận thì nên nộp kèm để hỗ trợ việc tra cứu;
– Kê khai đúng thông tin người sử dụng đất, địa chỉ thửa đất, số thửa và tờ bản đồ theo giấy tờ cũ;
– Theo dõi thời gian niêm yết để kịp thời xử lý nếu phát sinh phản ánh hoặc tranh chấp;
– Giữ lại giấy tiếp nhận hồ sơ, phiếu hẹn và các chứng từ nộp phí, lệ phí;
– Sau khi Giấy chứng nhận mới được cấp, Giấy chứng nhận cũ đã bị hủy trong hồ sơ địa chính. Nếu tìm lại được giấy cũ thì không được tiếp tục sử dụng để thực hiện giao dịch.
Trường hợp Giấy chứng nhận cũ cấp cho “hộ gia đình” hoặc “hộ ông/bà”, việc xác định các thành viên có chung quyền sử dụng đất để ghi tên trên Giấy chứng nhận cấp lại do các thành viên tự thỏa thuận và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Văn phòng đăng ký đất đai giải quyết trên cơ sở nội dung kê khai của người sử dụng đất.
Nếu hồ sơ bị từ chối nhưng không được giải thích rõ hoặc việc giải quyết kéo dài không đúng quy định, người nộp hồ sơ nên yêu cầu cơ quan tiếp nhận trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do và căn cứ pháp luật. Người sử dụng đất có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính về quản lý đất đai theo quy định.
Kết luận
Thủ tục cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất do bị mất hiện nay có thành phần hồ sơ tương đối đơn giản nhưng quá trình xác minh, niêm yết và kiểm tra dữ liệu đất đai có thể phát sinh nhiều vướng mắc, nhất là đối với sổ đỏ cấp đã lâu, cấp cho hộ gia đình hoặc thửa đất đang có biến động. Để được tư vấn cụ thể, chuẩn bị hồ sơ chính xác, nhận báo giá và đăng ký dịch vụ cấp lại Giấy chứng nhận, quý khách vui lòng liên hệ hotline 1900.0164 để được hỗ trợ nhanh chóng.
Để lại một phản hồi