Thủ tục đính chính thông tin trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Thủ tục đính chính thông tin trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được thực hiện khi sổ đỏ, sổ hồng đã cấp có sai sót về người sử dụng đất, thửa đất hoặc tài sản gắn liền với đất so với hồ sơ pháp lý hợp lệ. Người dân không nên tự sửa chữa, tẩy xóa hoặc ghi thêm nội dung vào Giấy chứng nhận mà cần nộp hồ sơ để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, xác định nguyên nhân và thực hiện đính chính. Tùy việc sai sót xuất hiện khi cấp sổ lần đầu hay trong quá trình đăng ký biến động, cơ quan và quy trình xử lý có thể khác nhau.

1. Trường hợp nào được đính chính thông tin trên sổ đỏ, sổ hồng?

Khoản 1 Điều 152 Luật Đất đai 2024 quy định cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận có trách nhiệm đính chính Giấy chứng nhận đã cấp khi có một trong hai nhóm sai sót sau đây:

• Có sai sót thông tin của người được cấp Giấy chứng nhận so với thông tin tại thời điểm thực hiện đính chính.

• Có sai sót thông tin về thửa đất, tài sản gắn liền với đất so với hồ sơ kê khai đăng ký đã được cơ quan đăng ký đất đai kiểm tra, xác nhận hoặc so với văn bản có hiệu lực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về giải quyết tranh chấp đất đai.

Sai thông tin của người đứng tên Giấy chứng nhận

Một số sai sót về người sử dụng đất thường gặp gồm:

• Ghi sai hoặc thiếu họ, chữ đệm, tên.

• Ghi sai năm sinh, ngày tháng năm sinh.

• Ghi sai số Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc số định danh cá nhân.

• Ghi sai giới tính.

• Ghi nhầm địa chỉ của người sử dụng đất tại thời điểm cấp sổ.

• Ghi sai tên tổ chức, mã số doanh nghiệp hoặc thông tin pháp nhân.

Ví dụ, căn cước và giấy khai sinh đều thể hiện tên người sử dụng đất là “Nguyễn Thị Minh Hoa” nhưng Giấy chứng nhận lại ghi “Nguyễn Thị Hoa”. Nếu có đủ giấy tờ chứng minh đây là cùng một người và việc ghi thiếu chữ “Minh” là sai sót trong quá trình cấp sổ thì có thể thực hiện thủ tục đính chính.

Giấy tờ chứng minh sai sót có thể là Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, tài liệu hộ tịch hoặc giấy tờ khác thể hiện chính xác thông tin của người được cấp Giấy chứng nhận. Nếu không có giấy tờ chứng minh và cơ quan nhà nước cũng không còn hồ sơ cấp sổ để đối chiếu thì có thể không đủ cơ sở pháp lý để đính chính.

Sai thông tin về thửa đất

Những sai sót về thửa đất có thể gồm:

• Ghi sai số thửa đất.

• Ghi sai số tờ bản đồ.

• Ghi nhầm địa chỉ thửa đất.

• Ghi sai diện tích so với hồ sơ kê khai, bản đồ địa chính hoặc kết quả đo đạc đã được kiểm tra khi cấp sổ.

• Ghi sai mục đích sử dụng đất.

• Ghi sai thời hạn sử dụng đất.

• Ghi sai nguồn gốc sử dụng đất.

• Ghi nhầm hình thức sử dụng riêng hoặc sử dụng chung.

• Ghi sai kích thước, sơ đồ hoặc vị trí thửa đất so với hồ sơ cấp Giấy chứng nhận.

Không phải mọi trường hợp diện tích thực tế khác diện tích trên sổ đều được giải quyết bằng thủ tục đính chính. Nếu Giấy chứng nhận ghi đúng hồ sơ tại thời điểm cấp nhưng hiện nay diện tích thay đổi do đo đạc lại, thay đổi ranh giới, nhận thêm đất hoặc có phần đất bị lấn, chiếm thì phải xác định nguyên nhân và thực hiện thủ tục đăng ký biến động, cấp đổi hoặc xử lý phần diện tích tăng thêm, không đơn thuần là sửa lỗi ghi chép.

Sai thông tin về nhà ở, công trình trên đất

Giấy chứng nhận cũng có thể được đính chính nếu ghi sai thông tin về tài sản gắn liền với đất, chẳng hạn:

• Sai diện tích xây dựng.

• Sai diện tích sàn.

• Sai số tầng.

• Sai kết cấu công trình.

• Sai loại nhà ở hoặc công trình.

• Sai thời hạn sở hữu.

• Ghi thiếu hoặc nhầm thông tin so với hồ sơ đăng ký tài sản đã được cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

Điều kiện quan trọng là phải chứng minh nội dung trên Giấy chứng nhận khác với hồ sơ hợp lệ đã được sử dụng khi đăng ký, cấp sổ.

2. Phân biệt đính chính với cấp đổi và đăng ký biến động

Trong thực tế, nhiều người gọi chung mọi thủ tục sửa thông tin trên sổ đỏ là “đính chính”. Tuy nhiên, tùy nguyên nhân thay đổi, người sử dụng đất có thể phải thực hiện đính chính, đăng ký biến động hoặc cấp đổi Giấy chứng nhận.

Đính chính Giấy chứng nhận

Đính chính được áp dụng khi thông tin ghi trên sổ bị sai so với thông tin đúng trong hồ sơ hoặc giấy tờ chứng minh.

Ví dụ:

• Hồ sơ cấp sổ ghi đúng họ tên nhưng Giấy chứng nhận in sai một chữ.

• Bản đồ và hồ sơ đăng ký xác định thửa số 125 nhưng Giấy chứng nhận ghi nhầm thành thửa số 152.

• Hồ sơ thể hiện đất ở lâu dài nhưng sổ lại ghi thời hạn 50 năm do lỗi nhập thông tin.

Đây là việc sửa một sai sót đã tồn tại ngay từ thời điểm cấp hoặc xác nhận biến động.

Đăng ký biến động do thông tin thay đổi sau khi cấp sổ

Đăng ký biến động được thực hiện khi thông tin ban đầu không sai nhưng sau đó có sự thay đổi hợp pháp.

Ví dụ:

• Người sử dụng đất đổi từ Chứng minh nhân dân sang Căn cước công dân.

• Người sử dụng đất được cơ quan hộ tịch cho phép đổi tên.

• Cá nhân thay đổi địa chỉ thường trú.

• Tổ chức đổi tên doanh nghiệp hoặc thay đổi địa chỉ trụ sở.

• Địa chỉ thửa đất thay đổi do sắp xếp đơn vị hành chính.

Những trường hợp này về bản chất không phải sửa sai mà là cập nhật thông tin mới. Việc xác nhận thay đổi số giấy tờ nhân thân, địa chỉ hoặc thông tin pháp nhân được thực hiện theo nhu cầu của người sử dụng đất và thuộc nhóm đăng ký biến động.

Cấp đổi Giấy chứng nhận

Cấp đổi thường được áp dụng khi:

• Sổ đỏ, sổ hồng bị ố, nhòe, rách hoặc hư hỏng.

• Người sử dụng đất có nhu cầu đổi Giấy chứng nhận cũ sang mẫu mới.

• Thửa đất được đo đạc lại nhưng ranh giới không thay đổi, làm thay đổi số thửa, diện tích hoặc kích thước cạnh.

• Vị trí thửa đất trên Giấy chứng nhận không chính xác so với vị trí sử dụng thực tế tại thời điểm cấp.

• Cần ghi đầy đủ tên vợ chồng hoặc những người có chung quyền sử dụng đất.

• Nội dung cần sửa quá nhiều hoặc không thể xác nhận đính chính trực tiếp trên Giấy chứng nhận cũ.

Kết quả của thủ tục đính chính cũng có thể là cấp một Giấy chứng nhận mới nếu cơ quan có thẩm quyền thấy cần thiết, thay vì chỉ ghi nội dung sửa đổi lên sổ cũ.

Đính chính không phải thủ tục chuyển quyền sử dụng đất

Đính chính chỉ nhằm sửa sai thông tin, không được sử dụng để:

• Thay tên người đang sử dụng đất bằng một người khác không có căn cứ chuyển quyền.

• Hợp thức hóa giấy mua bán đất viết tay.

• Chuyển tài sản riêng thành tài sản chung hoặc ngược lại.

• Thêm người đồng sử dụng đất khi không có căn cứ xác lập quyền.

• Thay đổi diện tích do mua thêm đất.

• Thay đổi mục đích sử dụng đất từ đất nông nghiệp sang đất ở.

Các trường hợp này phải thực hiện đúng thủ tục chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế, thỏa thuận tài sản, cấp Giấy chứng nhận hoặc chuyển mục đích sử dụng đất.

3. Hồ sơ đính chính Giấy chứng nhận gồm những gì?

Trường hợp người sử dụng đất hoặc chủ sở hữu tài sản phát hiện Giấy chứng nhận có sai sót, hồ sơ cơ bản gồm:

• Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18 ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP.

• Bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp.

• Giấy tờ chứng minh thông tin bị sai.

• Văn bản ủy quyền nếu thực hiện thủ tục thông qua người đại diện.

Tùy nội dung sai sót, giấy tờ chứng minh có thể gồm:

• Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân.

• Giấy khai sinh.

• Trích lục hộ tịch.

• Giấy đăng ký kết hôn.

• Quyết định cho phép thay đổi hoặc cải chính hộ tịch.

• Hồ sơ địa chính, bản đồ địa chính hoặc mảnh trích đo.

• Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho đã công chứng.

• Bản án, quyết định của Tòa án.

• Quyết định giải quyết tranh chấp đất đai đã có hiệu lực.

• Hồ sơ hoàn công, giấy phép xây dựng hoặc tài liệu đăng ký tài sản gắn liền với đất.

• Văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

Người nộp hồ sơ nên chuẩn bị tài liệu thể hiện rõ hai thông tin:

• Nội dung đang được ghi trên Giấy chứng nhận.

• Nội dung chính xác cần được đính chính.

Ví dụ, nếu đề nghị sửa năm sinh thì giấy tờ nộp kèm phải thể hiện rõ năm sinh đúng. Nếu đề nghị sửa số thửa, cần có hồ sơ cấp sổ, bản đồ hoặc tài liệu địa chính chứng minh số thửa chính xác.

4. Thủ tục đính chính sổ đỏ, sổ hồng thực hiện như thế nào?

Bước 1: Xác định sai sót và chuẩn bị chứng cứ

Người sử dụng đất kiểm tra toàn bộ Giấy chứng nhận, bao gồm:

• Thông tin người đứng tên.

• Số phát hành và số vào sổ.

• Thông tin thửa đất.

• Diện tích, mục đích và thời hạn sử dụng.

• Nguồn gốc sử dụng.

• Thông tin nhà ở, công trình.

• Sơ đồ thửa đất.

Sau đó, người sử dụng đất đối chiếu với Căn cước công dân, hồ sơ hộ tịch, bản đồ địa chính, hợp đồng, hồ sơ cấp sổ và các giấy tờ liên quan để xác định nội dung sai.

Việc chuẩn bị đúng giấy tờ chứng minh là yếu tố quyết định. Nếu chỉ cho rằng sổ ghi sai nhưng không có tài liệu chứng minh nội dung chính xác thì cơ quan giải quyết có thể yêu cầu bổ sung hoặc không có căn cứ đính chính.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Theo thủ tục được hướng dẫn tại Nghị định 151/2025/NĐ-CP:

• Nếu Giấy chứng nhận cấp lần đầu có sai sót do người sử dụng đất phát hiện, hồ sơ được nộp tại Bộ phận Một cửa.

• Nếu sai sót xuất hiện trên Giấy chứng nhận được cấp hoặc xác nhận khi thực hiện đăng ký biến động, hồ sơ có thể được nộp tại Bộ phận Một cửa, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

• Nếu cơ quan nhà nước tự phát hiện sai sót, cơ quan có thẩm quyền thông báo và yêu cầu người được cấp sổ nộp lại bản gốc Giấy chứng nhận để đính chính.

Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến nếu địa phương đã cung cấp dịch vụ công tương ứng.

Từ năm 2026, địa điểm tiếp nhận, cơ quan giải quyết và quy trình cụ thể cần được đối chiếu với thủ tục hành chính do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi có đất công bố.

Bước 3: Cơ quan tiếp nhận kiểm tra hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận thực hiện:

• Kiểm tra thành phần hồ sơ.

• Kiểm tra tính thống nhất giữa đơn, Giấy chứng nhận và giấy tờ chứng minh.

• Cấp giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả nếu hồ sơ đầy đủ.

• Trả hồ sơ kèm phiếu yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ.

Trường hợp người nộp hồ sơ không có tài liệu chứng minh sai sót, cơ quan giải quyết có thể khai thác hồ sơ cấp Giấy chứng nhận đang lưu trữ để kiểm tra. Tuy nhiên, nếu cả người sử dụng đất và cơ quan nhà nước đều không có căn cứ xác định thông tin đúng thì việc đính chính có thể chưa thực hiện được.

Bước 4: Kiểm tra và kết luận nguyên nhân sai sót

Nếu sai sót xuất hiện trên Giấy chứng nhận cấp lần đầu, cơ quan có chức năng quản lý đất đai:

• Yêu cầu Văn phòng đăng ký đất đai chuyển hồ sơ cấp Giấy chứng nhận.

• Kiểm tra hồ sơ.

• Lập biên bản kết luận về nội dung và nguyên nhân sai sót.

• Trình cơ quan có thẩm quyền xác nhận đính chính hoặc cấp Giấy chứng nhận mới.

Nếu sai sót xuất hiện khi thực hiện thủ tục đăng ký biến động, Văn phòng đăng ký đất đai kiểm tra, lập biên bản và trực tiếp xác nhận nội dung đính chính hoặc cấp Giấy chứng nhận mới theo thẩm quyền.

Việc xác định nguyên nhân sai sót giúp phân biệt:

• Sai do cơ quan cấp sổ ghi chép, nhập liệu hoặc in ấn.

• Sai do người sử dụng đất kê khai không chính xác.

• Sai do giấy tờ được cung cấp trước đây không thống nhất.

• Thông tin không sai nhưng đã thay đổi sau thời điểm cấp sổ.

Bước 5: Đính chính hoặc cấp Giấy chứng nhận mới

Sau khi xác định có căn cứ đính chính, cơ quan có thẩm quyền thực hiện một trong hai phương án:

• Xác nhận nội dung đính chính trên Giấy chứng nhận đã cấp.

• Thu hồi sổ cũ và cấp Giấy chứng nhận mới có thông tin chính xác.

Theo Nghị định 49/2026/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận, xác nhận thay đổi trên Giấy chứng nhận cũng có thẩm quyền đính chính, thu hồi, hủy và cấp lại Giấy chứng nhận thuộc phạm vi mình giải quyết. Tùy nguồn gốc và loại thủ tục, thẩm quyền có thể thuộc cơ quan quản lý đất đai cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Văn phòng đăng ký đất đai.

Bước 6: Cập nhật hồ sơ địa chính

Sau khi đính chính, cơ quan đăng ký đất đai thực hiện:

• Chỉnh lý hồ sơ địa chính.

• Cập nhật cơ sở dữ liệu đất đai.

• Quét và lưu Giấy chứng nhận đã xử lý.

• Trả Giấy chứng nhận cho người sử dụng đất.

Việc cập nhật dữ liệu là bước quan trọng để bảo đảm thông tin trên sổ giấy thống nhất với hồ sơ điện tử, tránh phát sinh vướng mắc khi sang tên, thế chấp hoặc thực hiện thủ tục khác.

5. Đính chính sổ đỏ mất bao lâu?

Theo thủ tục hành chính được công bố trên cơ sở Nghị định 101/2024/NĐ-CP, thời gian đính chính trước đây do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định nhưng không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, thống nhất. Tại xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn, thời gian có thể được tăng thêm 10 ngày làm việc.

Tuy nhiên, từ năm 2026, cần lưu ý quy định mới tại Nghị định 49/2026/NĐ-CP:

• Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm ban hành trình tự, thành phần hồ sơ và thời gian tối đa giải quyết các thủ tục đất đai tại địa phương chậm nhất ngày 01/7/2026.

• Vì vậy, thời gian chính xác phải được kiểm tra theo quyết định công bố thủ tục hành chính hiện đang áp dụng tại tỉnh, thành phố nơi có đất.

Thời gian giải quyết thường không bao gồm:

• Thời gian người dân bổ sung hồ sơ.

• Thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính nếu có.

• Thời gian trưng cầu giám định.

• Thời gian xác minh hồ sơ lưu trữ.

• Thời gian xử lý vi phạm đất đai.

• Thời gian giải quyết tranh chấp hoặc vấn đề hộ tịch có liên quan.

Nếu quá thời hạn ghi trên phiếu hẹn mà chưa có kết quả, người nộp hồ sơ có thể yêu cầu cơ quan tiếp nhận thông báo tiến độ và lý do chậm giải quyết.

6. Chi phí đính chính thông tin trên sổ đỏ

Đính chính Giấy chứng nhận không làm phát sinh thuế thu nhập cá nhân hoặc lệ phí trước bạ nếu chỉ sửa sai thông tin và không có việc chuyển quyền sử dụng đất.

Tuy nhiên, hồ sơ có thể phát sinh:

• Lệ phí cấp Giấy chứng nhận nếu phải cấp sổ mới.

• Phí khai thác hồ sơ, dữ liệu đất đai.

• Chi phí đo đạc hoặc trích lục nếu phải xác minh thông tin thửa đất.

• Chi phí sao lục, chứng thực giấy tờ.

• Phí dịch vụ bưu chính hoặc nộp hồ sơ trực tuyến.

Mức thu cụ thể được thực hiện theo nghị quyết về phí, lệ phí của từng tỉnh, thành phố. Vì vậy, người sử dụng đất cần kiểm tra thông báo tại cơ quan tiếp nhận hoặc Cổng dịch vụ công địa phương.

7. Những lưu ý khi đính chính Giấy chứng nhận

Không tự ý sửa chữa trên sổ đỏ

Người sử dụng đất không được tẩy xóa, viết đè, dán giấy hoặc tự bổ sung thông tin trên Giấy chứng nhận. Việc tự sửa có thể làm hư hỏng sổ, gây nghi ngờ về tính nguyên vẹn của giấy tờ và làm phát sinh thêm thủ tục cấp đổi.

Kiểm tra toàn bộ thông tin trước khi nộp

Nếu Giấy chứng nhận có nhiều sai sót nên đề nghị xử lý cùng một lần. Việc chỉ sửa tên rồi sau đó tiếp tục sửa số thửa, diện tích hoặc tài sản sẽ khiến người sử dụng đất phải chuẩn bị và nộp hồ sơ nhiều lần.

Xử lý sai sót trước khi mua bán hoặc thế chấp

Thông tin không thống nhất giữa sổ đỏ với Căn cước công dân, hồ sơ địa chính hoặc hiện trạng thửa đất có thể khiến tổ chức công chứng, ngân hàng hoặc cơ quan đăng ký yêu cầu làm rõ.

Do đó, người sử dụng đất nên đính chính trước khi:

• Ký hợp đồng chuyển nhượng.

• Tặng cho nhà đất.

• Khai nhận hoặc phân chia di sản.

• Thế chấp vay vốn.

• Tách thửa, hợp thửa.

• Xin giấy phép xây dựng.

Phải xác định đúng loại thủ tục

Đính chính sai thủ tục có thể dẫn đến hồ sơ bị trả lại. Trước khi nộp, cần xác định:

• Đây có thực sự là lỗi ghi sai hay không?

• Thông tin đã đúng tại thời điểm cấp nhưng thay đổi về sau?

• Có thay đổi ranh giới, diện tích hoặc người sử dụng đất không?

• Có cần cấp đổi hoặc đăng ký biến động thay vì đính chính không?

Quý khách hàng cần kiểm tra sai sót trên Giấy chứng nhận, xác định đúng thủ tục hoặc hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ có thể liên hệ hotline 1900.0164 để được tư vấn và báo giá. Việc gửi trước ảnh chụp đầy đủ các trang của sổ đỏ cùng giấy tờ chứng minh thông tin đúng sẽ giúp quá trình đánh giá hồ sơ nhanh và chính xác hơn.

Phạm vi hỗ trợ có thể gồm:

• Kiểm tra nội dung sai sót trên Giấy chứng nhận.

• Phân biệt đính chính với cấp đổi hoặc đăng ký biến động.

• Rà soát hồ sơ cấp sổ và giấy tờ nhân thân.

• Hướng dẫn bổ sung tài liệu chứng minh.

• Soạn đơn đăng ký biến động và văn bản giải trình.

• Đại diện nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ.

• Tiếp nhận và xử lý yêu cầu bổ sung.

• Hỗ trợ đo đạc, trích lục nếu sai thông tin thửa đất.

• Nhận và bàn giao Giấy chứng nhận sau khi hoàn thành thủ tục.

Kết luận

Thủ tục đính chính thông tin trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được thực hiện khi sổ đỏ, sổ hồng ghi sai thông tin người được cấp, thửa đất hoặc tài sản gắn liền với đất so với giấy tờ và hồ sơ pháp lý hợp lệ. Hồ sơ cơ bản gồm Đơn đăng ký biến động theo Mẫu số 18, bản gốc Giấy chứng nhận và giấy tờ chứng minh sai sót. Người sử dụng đất cần phân biệt lỗi cần đính chính với việc thay đổi thông tin, cấp đổi sổ hoặc đăng ký biến động để lựa chọn đúng thủ tục. Trường hợp cần tư vấn, báo giá hoặc hỗ trợ thực hiện, quý khách có thể liên hệ hotline 1900.0164 để được hướng dẫn theo tình trạng cụ thể của hồ sơ.

Nội dung liên quan

Thời gian và chi phí cấp lại sổ đỏ bị mất

Thủ tục cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất do bị mất

Thủ tục chuyển đổi mục đích sử dụng đất như nào?

Chuyển mục đích sử dụng đất không cần xin phép trong trường hợp nào?

Các trường hợp được giảm tiền chuyển mục đích sử dụng đất

Mẫu đơn xin xây nhà tạm trên đất nông nghiệp 2026