Dịch vụ cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

Dịch vụ cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) hỗ trợ doanh nghiệp xác định đúng mẫu C/O, kiểm tra tiêu chí xuất xứ, chuẩn bị chứng từ, kê khai hồ sơ trên hệ thống eCoSys và theo dõi quá trình cấp giấy chứng nhận để hàng hóa xuất khẩu có thể đáp ứng yêu cầu về xuất xứ và hưởng ưu đãi thuế quan khi đủ điều kiện. Từ ngày 01/8/2026, thẩm quyền cấp C/O tại Việt Nam có sự thay đổi đáng kể theo hướng phân cấp mạnh hơn cho địa phương, vì vậy doanh nghiệp cần xác định đúng cơ quan tiếp nhận trước khi nộp hồ sơ. Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị lô hàng xuất khẩu nhưng chưa biết nên xin C/O mẫu nào, tiêu chí xuất xứ ra sao hoặc hồ sơ cần những chứng từ gì, có thể liên hệ hotline 1900.0164 để được tư vấn và hỗ trợ thực hiện.

1. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) là gì?

C/O – Certificate of Origin – Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là chứng từ thể hiện xuất xứ của hàng hóa tại một quốc gia, nhóm nước hoặc vùng lãnh thổ nhất định.

Theo Thông tư 05/2018/TT-BCT, C/O là viết tắt của Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Việc xác định xuất xứ được thực hiện theo các quy tắc tương ứng đối với hàng hóa hưởng ưu đãi hoặc không hưởng ưu đãi.

Đối với doanh nghiệp xuất khẩu, C/O đặc biệt quan trọng vì có thể giúp hàng hóa được hưởng mức thuế nhập khẩu ưu đãi theo các hiệp định thương mại tự do – FTA, nếu đáp ứng đúng quy tắc xuất xứ.

Ví dụ, một doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu hàng sang Hàn Quốc không phải cứ hàng được sản xuất tại Việt Nam là tự động được hưởng thuế ưu đãi. Sản phẩm còn phải đáp ứng quy tắc xuất xứ của FTA tương ứng, chẳng hạn tỷ lệ hàm lượng giá trị khu vực, chuyển đổi mã HS hoặc tiêu chí cụ thể cho từng mặt hàng.

Vì vậy, việc xin C/O không đơn thuần là kê khai một mẫu biểu.

Phần khó thường nằm ở việc xác định:

• Mã HS của hàng hóa;
• Thị trường nhập khẩu;
• Hiệp định thương mại áp dụng;
• Mẫu C/O tương ứng;
• Tiêu chí xuất xứ;
• Nguồn nguyên liệu;
• Quy trình sản xuất;
• Chứng từ chứng minh hàng hóa đáp ứng tiêu chí.

Nếu lựa chọn sai tiêu chí hoặc không chứng minh được nguồn gốc nguyên liệu, hồ sơ có thể bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối cấp.

C/O ưu đãi và C/O không ưu đãi khác nhau thế nào?

C/O ưu đãi được cấp theo các hiệp định hoặc cơ chế ưu đãi thương mại, giúp hàng hóa có cơ sở hưởng mức thuế nhập khẩu ưu đãi tại nước nhập khẩu nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện.

Trong khi đó, C/O không ưu đãi, điển hình như C/O mẫu B, chủ yếu xác nhận nguồn gốc hàng hóa mà không gắn với ưu đãi thuế quan theo một FTA cụ thể. Cổng Dịch vụ công Bộ Công Thương hiện vẫn công bố thủ tục cấp C/O không ưu đãi mẫu B.

Do đó, trước khi xin C/O cần xác định rõ khách hàng nước ngoài cần chứng minh xuất xứ đơn thuần hay cần C/O để hưởng ưu đãi thuế quan.

2. Các loại C/O phổ biến doanh nghiệp thường sử dụng

Việt Nam tham gia nhiều FTA nên hiện có khá nhiều mẫu C/O.

Một số mẫu doanh nghiệp thường gặp gồm:

• C/O mẫu D: sử dụng trong khuôn khổ ASEAN;
• C/O mẫu E: liên quan thương mại ASEAN – Trung Quốc;
• C/O mẫu AK: ASEAN – Hàn Quốc;
• C/O mẫu AJ: ASEAN – Nhật Bản;
• C/O mẫu AI: ASEAN – Ấn Độ;
• C/O mẫu AANZ: ASEAN – Australia – New Zealand;
• C/O mẫu VK: Việt Nam – Hàn Quốc;
• C/O mẫu VJ: Việt Nam – Nhật Bản;
• C/O RCEP: Hiệp định Đối tác Kinh tế Toàn diện Khu vực;
• C/O EUR.1: sử dụng trong những trường hợp tương ứng theo EVFTA;
• C/O EUR.1 UK: theo UKVFTA;
• C/O hoặc chứng từ xuất xứ theo CPTPP;
• C/O mẫu B: C/O không ưu đãi;
• Các mẫu khác áp dụng cho từng thị trường, hiệp định hoặc nhóm hàng cụ thể.

Từ ngày 01/8/2026, cơ chế phân cấp cấp C/O đã thay đổi đáng kể.

Cục Xuất nhập khẩu – Bộ Công Thương hiện trực tiếp cấp 12 mẫu C/O, gồm mẫu D, AI, AK, AJ, AANZ, RCEP, EUR.1, EUR.1 UK, CPTPP, EAV, VK và VJ. Các mẫu C/O khác thuộc danh mục phân cấp được UBND cấp tỉnh tổ chức cấp theo Thông tư 26/2026/TT-BCT.

Điều này có nghĩa doanh nghiệp không nên sử dụng thói quen cũ để nộp hồ sơ.

Trước mỗi lần thực hiện, đặc biệt khi lâu ngày mới xin C/O, cần kiểm tra mẫu C/O đó hiện thuộc thẩm quyền của Cục Xuất nhập khẩu hay cơ quan, tổ chức được UBND cấp tỉnh bố trí thực hiện.

Ngoài ra, doanh nghiệp đã có tài khoản eCoSys nhưng cơ quan cấp trước đây thay đổi thẩm quyền có thể phải kiểm tra, cập nhật lại nơi đăng ký cấp C/O trên hệ thống.

Nếu doanh nghiệp chưa xác định được lô hàng của mình phải sử dụng mẫu D, E, AK, VK, EUR.1, RCEP hay mẫu khác, có thể liên hệ hotline 1900.0164 và cung cấp thị trường xuất khẩu, mã HS, tên hàng để được hỗ trợ kiểm tra trước khi lập hồ sơ.

3. Dịch vụ cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) hỗ trợ những gì?

Một dịch vụ hỗ trợ xin cấp C/O chuyên nghiệp không có nghĩa đơn vị dịch vụ là cơ quan cấp giấy chứng nhận.

C/O chỉ được cấp bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định.

Đơn vị dịch vụ đóng vai trò hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị và thực hiện hồ sơ đúng quy định.

Tùy từng lô hàng, phạm vi công việc có thể gồm:

• Kiểm tra thông tin doanh nghiệp;
• Hướng dẫn đăng ký hoặc cập nhật hồ sơ thương nhân trên eCoSys;
• Xác định loại C/O phù hợp;
• Kiểm tra mã HS của hàng hóa;
• Phân tích quy tắc xuất xứ;
• Xác định tiêu chí WO, CTC, RVC, LVC, PE hoặc tiêu chí cụ thể khác;
• Kiểm tra nguồn nguyên liệu trong nước và nhập khẩu;
• Hướng dẫn lập bảng kê nguyên liệu;
• Kiểm tra hóa đơn đầu vào;
• Rà soát quy trình sản xuất;
• Chuẩn bị đơn đề nghị cấp C/O;
• Khai mẫu C/O;
• Kiểm tra invoice, packing list, vận đơn và tờ khai hải quan;
• Khai hồ sơ trên eCoSys;
• Theo dõi tình trạng xét duyệt;
• Hỗ trợ sửa đổi, bổ sung khi cơ quan cấp yêu cầu;
• Hỗ trợ xin cấp lại hoặc C/O giáp lưng nếu thuộc trường hợp phù hợp.

Điểm quan trọng nhất là kiểm tra xuất xứ trước khi khai hồ sơ.

Ví dụ, doanh nghiệp nhập phần lớn nguyên liệu từ Trung Quốc, sau đó gia công tại Việt Nam rồi xuất sản phẩm sang EU. Không thể chỉ dựa vào việc công đoạn cuối cùng được thực hiện tại Việt Nam để mặc nhiên kê khai hàng hóa có xuất xứ Việt Nam.

Phải kiểm tra quy tắc xuất xứ của mặt hàng theo EVFTA và xác định quá trình sản xuất có đáp ứng tiêu chí tương ứng hay không.

Thông tư 05/2018/TT-BCT hiện quy định nhiều cách kê khai, chứng minh xuất xứ như xuất xứ thuần túy – WO; chuyển đổi mã số hàng hóa – CTC; tỷ lệ phần trăm giá trị – LVC; hàm lượng giá trị khu vực – RVC; De Minimis; PE tùy hiệp định và mặt hàng.

Vì vậy, doanh nghiệp càng có nhiều nguyên liệu nhập khẩu thì việc lập hồ sơ xuất xứ càng cần được kiểm tra kỹ.

4. Hồ sơ xin cấp C/O cần chuẩn bị những gì?

Thành phần hồ sơ cụ thể phụ thuộc loại C/O và tình trạng lô hàng nhưng thông thường doanh nghiệp phải chuẩn bị đơn đề nghị cấp C/O, mẫu C/O tương ứng và những chứng từ chứng minh hàng hóa xuất khẩu cũng như xuất xứ của hàng hóa.

Nhóm chứng từ thương mại thường liên quan đến:

Commercial Invoice; Packing List; tờ khai hải quan xuất khẩu; vận đơn hoặc chứng từ vận tải và các tài liệu liên quan đến lô hàng.

Nhóm hồ sơ chứng minh xuất xứ có thể bao gồm:

Bảng kê nguyên liệu; hóa đơn mua nguyên liệu trong nước; tờ khai nhập khẩu nguyên liệu; C/O của nguyên liệu; chứng từ của nhà cung cấp; bảng kê khai tiêu chí xuất xứ; quy trình sản xuất và các chứng từ khác chứng minh hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ.

Nghị định 31/2018/NĐ-CP và Thông tư 05/2018/TT-BCT là những căn cứ quan trọng đối với thành phần hồ sơ và chứng minh xuất xứ hiện nay; các thủ tục C/O trên Cổng Dịch vụ công Bộ Công Thương tiếp tục dẫn chiếu các văn bản này cùng những quy định sửa đổi, bổ sung sau đó.

Doanh nghiệp thương mại không trực tiếp sản xuất có xin C/O được không?

Có thể nhưng doanh nghiệp phải có hồ sơ chứng minh xuất xứ từ nhà sản xuất.

Thông tư 05/2018/TT-BCT quy định nếu thương nhân đề nghị cấp C/O không phải nhà sản xuất thì thương nhân có trách nhiệm yêu cầu nhà sản xuất kê khai, cam kết xuất xứ và cung cấp chứng từ chứng minh xuất xứ hàng hóa để hoàn thiện hồ sơ.

Do đó, doanh nghiệp thương mại không nên đợi đến khi container chuẩn bị xuất cảng mới quay lại xin nhà máy hồ sơ nguồn gốc nguyên liệu.

Tốt nhất cần thống nhất ngay từ khi mua hàng rằng nhà sản xuất phải cung cấp tài liệu phục vụ xin C/O.

Đã xin C/O nhiều lần cho cùng một mặt hàng có phải nộp lại tất cả hồ sơ không?

Không phải lúc nào cũng phải chuẩn bị lại toàn bộ từ đầu.

Nếu doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu mặt hàng cố định, quy trình ổn định và hồ sơ xuất xứ đã được đăng ký, một số tài liệu có thể được quản lý theo hồ sơ thương nhân hoặc hồ sơ sản phẩm. Tuy nhiên, khi nguyên liệu, nhà cung cấp, mã HS, quy trình sản xuất hoặc tiêu chí xuất xứ thay đổi thì cần kiểm tra và cập nhật lại.

Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp xuất khẩu thường xuyên.

Chỉ cần thay một nguồn nguyên liệu chính cũng có thể khiến tỷ lệ RVC thay đổi và làm sản phẩm không còn đáp ứng tiêu chí xuất xứ như các lô trước.

Nếu doanh nghiệp có một lô hàng gấp nhưng chưa chắc bộ chứng từ hiện tại đã đủ, có thể gửi hồ sơ để kiểm tra trước hoặc liên hệ 1900.0164 nhằm hạn chế tình trạng nộp eCoSys rồi liên tục bị yêu cầu sửa đổi.

5. Quy trình xin cấp C/O trên hệ thống eCoSys

Hiện nay, eCoSys – Hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử của Bộ Công Thương là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp thực hiện thủ tục C/O.

Quy trình thực tế có thể khái quát như sau.

– Bước 1: Đăng ký hồ sơ thương nhân.

Doanh nghiệp lần đầu đề nghị cấp C/O cần khai báo hồ sơ thương nhân trên hệ thống theo quy định. Việc đăng ký này về nguyên tắc được thực hiện một lần và cập nhật khi thông tin thay đổi.

– Bước 2: Xác định mẫu C/O và cơ quan cấp.

Doanh nghiệp căn cứ quốc gia nhập khẩu, FTA áp dụng và tính chất hàng hóa để lựa chọn đúng mẫu. Từ 01/8/2026, bước này càng quan trọng do thẩm quyền đã được phân định lại giữa Cục Xuất nhập khẩu và địa phương.

– Bước 3: Kiểm tra quy tắc xuất xứ.

Xác định mã HS và tiêu chí như WO, CTC, RVC hoặc tiêu chí sản phẩm cụ thể. Đây thường là bước khó nhất.

– Bước 4: Chuẩn bị chứng từ.

Tập hợp hóa đơn, tờ khai hải quan, vận đơn, bảng kê nguyên liệu, hóa đơn đầu vào, quy trình sản xuất và tài liệu chứng minh xuất xứ.

– Bước 5: Khai và nộp hồ sơ trên eCoSys.

Doanh nghiệp nhập thông tin C/O, đính kèm hồ sơ điện tử và ký số theo quy định.

– Bước 6: Cơ quan cấp kiểm tra hồ sơ.

Nếu hồ sơ hợp lệ, C/O được phê duyệt; nếu chưa phù hợp, cơ quan xử lý nêu nội dung cần sửa đổi hoặc bổ sung trên hệ thống.

– Bước 7: Nhận kết quả.

Tùy loại C/O, cơ chế của FTA và quy trình cấp, kết quả có thể được thực hiện điện tử hoặc dưới dạng giấy, đồng thời một số C/O điện tử được truyền dữ liệu trực tiếp giữa các hệ thống của các nước thành viên.

Xin C/O mất bao lâu?

Đối với nhiều thủ tục C/O đang được công bố, nếu hồ sơ được gửi đầy đủ và hợp lệ dưới dạng điện tử, kết quả xét duyệt được thông báo trên eCoSys trong thời hạn khoảng 06 giờ làm việc.

Với trường hợp phải xuất trình C/O, đơn đề nghị bản giấy sau khi hồ sơ điện tử đã được duyệt, thời gian trả kết quả có thể khoảng 02 giờ làm việc kể từ khi cơ quan cấp nhận đủ bản giấy hợp lệ.

Đối với hồ sơ nộp trực tiếp, thời gian thường là 08 giờ làm việc; hồ sơ gửi qua bưu điện thường được quy định khoảng 24 giờ làm việc kể từ khi cơ quan cấp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, đây là thời hạn đối với hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.

Nếu phải giải trình nguồn nguyên liệu, bổ sung hóa đơn, sửa tiêu chí xuất xứ hoặc xác minh tại cơ sở sản xuất thì thời gian thực tế có thể kéo dài hơn.

Vì vậy, với lô hàng có lịch tàu sát ngày, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ C/O song song với quá trình hoàn tất chứng từ xuất khẩu, thay vì chờ hàng lên tàu mới bắt đầu kiểm tra xuất xứ.

6. Chi phí xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

Chi phí cần được chia thành phí cấp C/O của Nhà nước và phí dịch vụ hỗ trợ, nếu doanh nghiệp thuê đơn vị bên ngoài thực hiện.

Theo chính sách phí hiện hành, từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026, mức phí cấp mới C/O đang được giảm còn 30.000 đồng/bộ. Từ ngày 01/01/2027, nếu không có chính sách mới thay thế, mức thu trở lại 60.000 đồng/bộ C/O cấp mới theo Thông tư 36/2023/TT-BTC. Đây là phí hành chính, không phải phí dịch vụ tư vấn.

Chi phí dịch vụ hỗ trợ phụ thuộc vào độ phức tạp của hồ sơ.

Ví dụ, một doanh nghiệp đã xin C/O thường xuyên, có hồ sơ nguyên liệu hoàn chỉnh và chỉ cần hỗ trợ kê khai một lô hàng sẽ đơn giản hơn nhiều so với doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu và cần thực hiện đồng thời:

Đăng ký hồ sơ thương nhân; phân loại HS; xác định FTA; tính RVC; lập bảng kê nguyên liệu; kiểm tra hóa đơn; xây dựng hồ sơ quy trình sản xuất và khai eCoSys.

Do đó, đơn vị dịch vụ uy tín nên kiểm tra sơ bộ trước rồi mới báo giá.

Nếu doanh nghiệp cần xin C/O gấp, có thể cung cấp tên hàng, mã HS, thị trường xuất khẩu, invoice, nguồn nguyên liệu và quy trình sản xuất hoặc liên hệ hotline 1900.0164 để được đánh giá khối lượng hồ sơ và báo chi phí cụ thể.

7. Những lỗi thường khiến hồ sơ C/O bị yêu cầu bổ sung

– Lỗi phổ biến nhất là chọn sai tiêu chí xuất xứ.

Ví dụ sản phẩm phải đáp ứng RVC nhưng doanh nghiệp lại khai CTC hoặc khai WO trong khi có sử dụng nguyên liệu nhập khẩu.

– Lỗi thứ hai là mã HS giữa các chứng từ không thống nhất.

Invoice, tờ khai hải quan, bảng kê nguyên liệu và C/O cần được rà soát để tránh sai khác không có căn cứ giải thích.

– Lỗi thứ ba là thiếu chứng từ chứng minh nguyên liệu trong nước.

Việc mua nguyên liệu tại Việt Nam không đồng nghĩa nguyên liệu đó mặc nhiên có xuất xứ Việt Nam.

Cần phân biệt nơi mua hàng với xuất xứ của hàng hóa.

– Lỗi thứ tư là không chứng minh được quá trình sản xuất.

Với mặt hàng có sử dụng nhiều nguyên liệu nhập khẩu, cơ quan cấp có thể cần kiểm tra quy trình sản xuất để đánh giá công đoạn tại Việt Nam có đáp ứng quy tắc xuất xứ hay không.

– Lỗi thứ năm là hồ sơ của nhà sản xuất và doanh nghiệp xuất khẩu không khớp nhau.

Tên hàng, định mức, nguyên liệu, sản lượng hoặc thông tin nhà cung cấp nếu mâu thuẫn có thể dẫn đến yêu cầu giải trình.

– Lỗi thứ sáu là nộp sai cơ quan cấp C/O sau khi cơ chế phân cấp thay đổi từ ngày 01/8/2026.

Bộ Công Thương cũng ghi nhận sau khi phân cấp, một số doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tiếp nhận, xử lý và bổ sung hồ sơ C/O, trong đó tỷ lệ hồ sơ phải bổ sung tại một số địa phương còn khá cao.

Vì vậy, cách nhanh nhất để xin C/O không phải là “xin cấp tốc”, mà là chuẩn bị đúng bộ chứng từ ngay từ đầu.

Kết luận

Dịch vụ cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) là giải pháp phù hợp với doanh nghiệp chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, lần đầu xuất khẩu hoặc đang gặp khó khăn khi xác định mẫu C/O, mã HS, tiêu chí xuất xứ, bảng kê nguyên liệu và khai hồ sơ trên eCoSys. Từ ngày 01/8/2026, cơ chế cấp C/O đã thay đổi theo hướng phân định lại thẩm quyền giữa Cục Xuất nhập khẩu – Bộ Công Thương và UBND cấp tỉnh nên doanh nghiệp cần kiểm tra đúng cơ quan tiếp nhận trước khi nộp hồ sơ. Để C/O được cấp thuận lợi và có giá trị khi làm thủ tục tại nước nhập khẩu, yếu tố quan trọng nhất vẫn là hàng hóa thực sự đáp ứng quy tắc xuất xứ và doanh nghiệp có đủ chứng từ chứng minh. Nếu cần hỗ trợ từ khâu kiểm tra tiêu chí đến hoàn thiện hồ sơ, khai eCoSys và theo dõi kết quả, doanh nghiệp có thể liên hệ hotline 1900.0164 để được tư vấn theo từng lô hàng.

Nội dung liên quan

Dịch vụ xin giấy phép kinh doanh vận tải trọn gói, nhanh chóng

Dịch vụ xin giấy phép xây dựng nhà ở trọn gói, uy tín

Dịch vụ làm giấy khám sức khỏe xin việc trọn gói

Dịch vụ vận chuyển hài cốt bằng tàu hỏa (đường sắt)

Dịch vụ thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch

Dịch vụ hỗ trợ đăng ký khai sinh trọn gói, nhanh chóng